Καταγραφή
Η φάση της καταγραφής περιλαμβάνει μόνο σύνολα εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων που κατέχουν ήδη οι Υπηρεσίες, λόγω αρμοδιότητας και δεν υπάρχει υποχρέωση δημιουργίας νέων συνόλων για την εφαρμογή του παρόντος νόμου.
Κατά το στάδιο της καταγραφής καταγράφονται σύνολα εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων και όχι μεμονωμένα έγραφα, σύμφωνα με τους ορισμούς του νόμου.
Πχ. αν μία υπηρεσία τηρεί αρχείο με τις εγκυκλίους που έχει εκδώσει, είτε σε φυσική είτε σε ψηφιακή μορφή, αυτό καταγράφεται ως ένα σύνολο (εγγράφων) στον πίνακα καταγραφής και δεν καταγράφεται κάθε εγκύκλιος ξεχωριστά.
Κατά την καταγραφή καταγράφονται τόσο τα φυσικά όσο και τα ηλεκτρονικά σύνολα εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων που διαθέτει κάθε Υπηρεσία, πχ. καταγράφονται εξίσου:
- Ένα αρχείο που περιέχει τις αποφάσεις έναρξης λειτουργίας των ΚΕΠ σε φυσική μορφή (σύνολο εγγράφων)
- Ένα αρχείο που περιέχει τις πράξεις μετατάξεων των υπαλλήλων του ΥΔΜΗΔ σε ψηφιακή μορφή (σύνολο εγγράφων)
- Μία περιοδική αναφορά που περιέχει στατιστικά στοιχεία για την πορεία εκτέλεσης των έργων του υπουργείου ενταγμένων στο ΕΣΠΑ (σύνολο πληροφοριών).
Τα αρχεία σε μορφή pdf σύμφωνα με την Α.Π. ΔΗΔ/φ.40/407/8.1.2016 εγκύκλιο δε θεωρούνται μηχαναγνώσιμα, ανεξαρτήτως του τρόπου δημιουργίας τους.
Κατ΄ εξαίρεση και μόνο είναι δυνατή η ανάρτησή τους σε περίπτωση που το σύνολο δεδομένων είναι υψηλής προστιθέμενης αξίας (όπως π.χ. οι εκθέσεις ανεξάρτητων αρχών, η πρόσβαση σε μελέτες ενός φορέα) και εφόσον δεν υφίσταται αρχείο μηχαναγνώσιμης μορφής σύμφωνα με τον πίνακα του Παραρτήματος Α της εγκυκλίου.
